Semesterabschluss in ChurchTools

Unser CAMPUS CONNECT-ChurchTools wächst! Mittlerweile sind über 1500 Personen eingetragen und 200 Gruppen angelegt. Ihr nutzt CT für eure Adressverwaltung, für Newsletter an eure Gruppen und Teams, für Anmeldungen und Checkins für Präsenzveranstaltungen, … (was noch alles so bei CT geht, findet ihr hier im Wiki).

Die Personen sind ganz unterschiedlich in das System gekommen und je nachdem kann man sie jetzt wieder rausnehmen oder ihren Status anpassen. Es gibt hauptsächlich 4 Kategorien, in denen sich deine Leute befinden können:

1. Rolle „Gast“: Kommt immer mal wieder, aber ist nicht aktiv dabei. Bekommt eure Gruppen-News über ChurchTools
2. Rolle „Aktiv“: Ist aktiv dabei. Bekommt die Gruppen-News (wenn ihr welche über CT verschickt)
3. Rolle „Leitung“: Leitung eurer Bewegung. Verwaltet die Gruppen und Personen
4. Teilnehmer von Untergruppen oder Events, die nicht automatisch Teil eurer Bewegung sind. Sie bekommen von euch keine Gruppen-News

Das Semesterende ist der beste Zeitpunkt, um mal durch eure Listen zu gehen und aufzuräumen:

Personen

1. Wer ist mit der Rolle „Gast“ eingetragen, ist/war aber eigentlich aktiv dabei?
   –> Gebt der Person die Rolle „Teilnehmer“
2. Wer war nur mal unverbindlich da (Rolle „Gast“) und wird im neuen Semester garantiert nicht mehr kommen?
   –> klickt in der Zeile der Person auf das X und nehmt die Person aus eurer Gruppe raus. Sie wird dann vom Admin aus der Datenbank gelöscht
3. Wer war aktiv dabei (Rolle „Teilnehmer“/“Leitung“) und ist jetzt fertig mit dem Studium?
   –> Schiebt die Person ins Archiv. So könnt ihr sie später nochmal erreichen. Über den Filter kann man so z.B. alle ehemaligen Leiter finden
4. Wer kommt neu ins Leitungsteam?
   –> Gebt der Person die Rolle „Leitung“. Die zugehörigen Rechte werden ihr dann automatisch zugeteilt
5. Wer war auf euren Veranstaltungen, ist aber noch nicht in eurer Bewegungs-Gruppe (Kategorie 4)?
   –> Sollte man diese Person zur Bewegung hinzufügen, damit sie auch alle eure News bekommt?

Gruppen

Welche Gruppen braucht ihr nicht mehr. Das könnten sein:

• Nicht mehr existierende Hauskreise/Teams/…
• Veranstaltungen, die schon länger als zwei Wochen her sind und die ihr zur eventuellen Corona-Nachverfolgung angelegt habt

–> Klickt auf den Stift neben dem Gruppennamen und ändert den Status auf „Inaktiv“

Was passiert dann mit den Personen/Gruppen?

• Personen ohne Gruppen werden regelmäßig vom Admin gelöscht
• Jede auf „Inaktiv“ gesetzte Gruppe wird nach einiger Zeit vom Admin gelöscht. Die darin enthaltenen Personen
  1. bleiben im System, wenn sie noch in eurer Bewegung eingetragen sind oder
  2. werden gelöscht, wenn sie keiner Bewegung zugeordnet sind

Noch Fragen? Meldet euch bei mir. Ihr erreicht mich direkt in ChurchTools unten rechts über das Brief-Symbol